O setor de TI requer um acompanhamento preciso sobre o funcionamento de diversos processos e recursos tecnológicos, tanto para as atividades referentes a softwares quanto às relacionadas a infraestrutura. A utilização de ferramentas de TI é imprescindível para garantir um bom gerenciamento de todo o ambiente.
Em controles feitos com planilhas eletrônicas, por exemplo, as informações nem sempre são atualizadas e confiáveis, o que coloca em risco a gestão do ambiente. Por isso, é importante escolher adequadamente ferramentas para otimizar processos e alcançar os objetivos desejados.
A seguir, mostramos as principais funções que essas ferramentas precisam apresentar, bem como o que avaliar no momento da escolha. Acompanhe a leitura!
Entenda de que forma as ferramentas de TI contribuem para a gestão do setor
O departamento de TI é muito amplo e complexo, o que exige procedimentos diferenciados para cada situação específica.
Gestão de tempo e produtividade
A gestão de tempo está diretamente relacionada com a produtividade. Por isso, organizar as tarefas a serem executadas e acompanhar o tempo gasto em cada uma delas trará um enorme benefício ao setor.
Para isso, utilize ferramentas que permitem a criação de lembretes, cronogramas, cronometragem de tempo, entre outros recursos que possibilitem fazer um acompanhamento desses registros. Dessa forma, será possível identificar pontos que precisam de melhorias e as atividades que estão em perfeito funcionamento.
Armazenamento de dados
Uma das maiores preocupações do setor de TI é manter os dados protegidos. Para isso, é essencial a realização frequente de backups. A popularização de tecnologias como cloud computing permite a execução dessa atividade com mais facilidade e segurança.
O armazenamento em nuvem é um dos serviços oferecidos por ferramentas de TI e garante mais segurança aos dados, pois além de garantir a cópia dos arquivos em caso de falhas físicas, oferece mais proteção contra os mais variados tipos de ataques cibernéticos.
Organização
Manter uma equipe bem organizada é um grande desafio para a gestão de TI. Isso porque o setor envolve uma série de atividades, que além de, muitas vezes, estarem interligadas, precisam de um acompanhamento próximo a fim de seja possível verificar sua evolução.
Em função disso, é preciso escolher ferramentas que permitam o gerenciamento de tarefas e projetos, além de permitirem o seu compartilhamento entre o pessoal da equipe. Dessa forma, há maior interação entre todos, o que possibilita mais organização no desenvolvimento das atividades do setor.
Comunicação
As ferramentas de comunicação são extremamente importantes no setor de TI. Por meio delas são realizadas diversas atividades, como o atendimento ao cliente — por meio da abertura de chamados —, além da comunicação entre a equipe e outros departamentos da empresa.
Existem diversas ferramentas para esse propósito e há opções que contam com recursos mais abrangentes, como a utilização de CRM — Customer Relationship Management.
Saiba o que avaliar para escolher as ferramentas adequadas
As ferramentas utilizadas no setor de TI nem sempre precisam ser formadas somente por softwares, há importantes metodologias aplicadas nas empresas que têm a função de organização e controle de processos. Portanto, é preciso identificar qual o objetivo pretendido para fazer uma boa escolha.
Existem no mercado as mais variadas soluções que atendem a cada objetivo específico. Por isso, é importante avaliar a metodologia adotada pela empresa para que as ferramentas possam ser adequadas a ela.
A utilização de ferramentas de TI proporciona uma série de benefícios ao setor, pois por meio delas é possível garantir mais agilidade nas entregas de serviços, mais organização e controle das atividades, além de contribuir para melhorar a comunicação interna na equipe.
Agora que você já sabe como é importante a utilização de ferramentas adequadas no setor de TI, leia também este outro artigo sobre a importância da tecnologia da informação para os negócios!